小売業における会計システムを中心とした課題改善事例のご紹介

小売業のお客様には、さまざまな店舗形態や大量のトランザクション処理など、業界固有の特徴があります。特に、フランチャイズ店舗ではロイヤリティ計算を考慮した会計処理やショッピングセンター内で店舗を展開する場合には、ショッピングセンター、小売業者、代理店などの関係者間での複数の精算ステップが存在するため、効率化が重要な要素となります。

さらに、小売業では、店舗ごとや商品カテゴリーごとのロス金額や粗利金額の管理が重要です。
しかし、これらの情報を適切に把握し活用するためには、大量のトランザクションデータを迅速に集計し計算処理する必要があります。

このように、小売業では複雑な取引処理と大量のデータ処理が発生するため、システムを中心とした改善が重要です。
今回は小売業の特有の状況に配慮し、会計システムを中心に効率化を実現した事例をご紹介いたします。

  1. 多様な店舗形態
    1. フランチャイズ店舗の管理
    2. ショッピングセンターの精算管理
  2. 大量トランザクションの発生
    1. 店舗損益管理

1.多様な店舗形態

1-1.フランチャイズ店舗の管理

フランチャイズチェーンでは、大きく直営店とフランチャイズ加盟店があります。
ビジネスとしては、フランチャイズ本部で開発した経営ノウハウ、商標・サービスマーク、継続的な指導・援助などが加盟店(フランチャイジー)に提供され、加盟店はその使用対価として、ロイヤリティを本部(フランチャイザー)に支払う仕組みとなっています。そのため、フランチャイズにおける会計では、本部・加盟店間の取引処理において、オープン・アカウント制度を踏まえる必要性がありました。(下図イメージ)

フランチャイズ店舗の管理

構築事例として、フランチャイズ特有の業務に対して、Biz∫会計の標準機能とアドオン開発を組み合わせて、以下の機能に分割して開発を行い、フランチャイズ会計への適用及び、仕訳自動生成による事務の煩雑さの解消を図りました。

  1. オープン・アカウント方式
  2. ロイヤリティ計算処理
  3. 月次処理機能の拡充(精算書や確認帳票)

まず(1)のオープン・アカウント方式では、Biz∫会計標準機能の組織マスタ管理・本支店仕訳管理の活用とともに、

  • 店舗業態の把握するためのマスタ管理機能
  • 本部・加盟店間の取引時におけるオープン・アカウント科目の自動仕訳生成機能

を組み込むことにより、オープン・アカウント方式を管理する仕組みを実現しました。

次に(2)のロイヤリティ計算処理では、フランチャイズ契約に基づくロイヤリティ率がグループ各社で異なることを踏まえ、

  • ロイヤリティ率に係るマスタ管理機能
  • マスタ管理されたロイヤリティ率を基にした自動計算及び自動仕訳生成機能

を組み込むことにより、ロイヤリティ計算処理を実現しました。

最後に(3)の月次処理機能の拡充では、Biz∫会計標準機能の元帳管理機能をもとに、

  • (前述の)オープン・アカウント仕訳の集計機能
  • 加盟店に向けた精算書データ出力機能
  • 精算書に紐づく帳票管理(フランチャイズに係る取引に特化した仕訳帳、債権債務、損益計算書等)機能

を組み込むことにより、フランチャイズに係る月次処理の煩雑さの解消と円滑化を実現しました。

Biz∫会計システム

1-2.ショッピングセンターの精算管理

小売業では、ショッピングセンタ(SC)ーの中に店舗を構える形態があり、店舗の運営形態もa直営店、b直営委託先が運営する店舗、c代理店が運営する店舗と複数の形態があります。特にcの場合は、代理店、ショッピングセンター(SC)、小売業社間で図1のように、

  1. 代理店からショッピングセンター(SC)へ売上金を預託、
  2. 預託された売上金から賃料、諸経費を相殺した金額をショッピングセンター(SC)から小売業社に送金、
  3. 小売業社へ送金された金額から代理店への立替金額当を相殺し、その差額を代理店へ返金

といった、精算業務のステップが多く、店舗精算業務の効率化が必須でした。
また、特に代理店が複数店舗を運営していることも多く、各店舗の債権債務を相殺した上で代理店へ返金する店舗間相殺も効率化が必要です。

図1
ショッピングセンターの精算管理

構築事例として、精算業務を効率化する為に、Biz∫会計の標準機能とアドオン開発を組み合わせて、精算業務を以下の機能に分割して開発を行い自動化を図りました。

  1. ショッピングセンター精算(精算用に店舗売上の確認と精算入力が同時に出来る画面を開発)
  2. 消込(債権管理の自動消込を活用)
  3. 代理店への立替請求(代理店への立替を自動計上するバッチ処理を開発)
  4. 店舗精算・店舗間相殺(代理店店舗ごとの精算と代理店の店舗間の相殺を行う画面を開発)

精算入力に関しては、Biz∫会計のパターン登録機能を活用しました。
店舗ごとに精算項目が定型化していたので、精算項目をパターン登録し、精算店舗を入力すると精算項目のパターンが呼び出され、ユーザは金額のみを入力する形となり、精算入力の効率化が図れました。
また、画面上に店舗の売上情報を同時に表示するようにして、店舗の売上を確認しながら精算金額を入力出来るようにし、精算金額を誤らないようにしました。

大量トランザクションの発生

2-1.店舗損益管理

小売業では、店舗別、商品カテゴリー別のロス金額、粗利金額の管理が重要です。
そのためには、大量のトランザクションデータの迅速な集計、計算処理を経たデータの把握と活用が求められます。

主要なトランザクションデータの例としては、店舗別商品カテゴリー別の売上データ実績集計、仕入、費用、店舗間移動、商品カテゴリー間移動、棚卸、リベート、売価変更、物流のセンターフィー、などが挙げられます。
特に、小売業では原価金額の算出方法が商品カテゴリー毎に異なるため(生鮮等は売価還元法)、単純に多種のトランザクションデータの集計と計算数値算出では十分ではなく、目的に合わせたデータ抽出と計算処理、リベートの店舗間按分数値でのロス金額、粗利金額計算が管理上必要になります。
また、軽減税率制度の導入により、同一商品カテゴリー内でも異なる税区分での管理が発生し、これまで以上に大規模トランザクションの適正かつ効率的な処理が求められている状況です。

システム構築事例として、以下に記述する商品管理システムが挙げられます。
多様なメッシュの大量トランザクションデータの集計と店舗損益管理に必要な処理機能を包含したシステムであり、主なポイントは以下2点です。

  1. 各種データの集約受入
  2. ロス計算・在庫計算による管理表出力
  1. 各種データの集約受入
    店舗や物流等の各システムから売上、仕入、費用、移動、売価変更、リベート、センターフィーデータを受入れ、アイテム単位から店舗別商品カテゴリー単位に集約します。
    売上、仕入データについては、ロス計算、在庫計算に必要な売価、原価の両建てでのデータを受入れます。
    リベート、センターフィーデータは、データ受入処理のタイミングで損益管理対象の店舗、商品カテゴリー単位に按分、データ振分けを実施し店舗損益管理単位のデータメッシュで管理をしています。
  2. ロス計算・在庫計算による管理表出力
    各種受入したデータおよび棚卸データをもとに、店舗別商品カテゴリー別のロス計算、在庫計算処理を実現しています。
    特に、売価還元法による原価率計算処理をシステム化し、商品カテゴリー単位での適正なロス金額、在庫金額の算出を行います。
    これらデータ集計、計算処理結果を、店別損益管理用に店別商品カテゴリー別、商品カテゴリー別店別として出力可能としています。
店舗損益管理

BBSのBiz∫

Biz∫のコンセプトである必要な単位で導入可能な特徴を活かして、お客様へ最適なラインナップを組合わせてご提案いたします。ポストモダンERPとして、会計領域に留まらず、Biz∫とIntramartを中心としたRPAやOCRなどデジタル基盤を利用して業務軽減と効率化を促進し、財務/経理情報活用をお客様と共に育て、会社全体の経営効率化と売上額向上へ支援いたします。

財務/経理情報活用では、例えばBiz∫とBI等を組合わせる事で、財務/経理ユーザーが自らセルフBIとしてご利用できる環境を整備し、活用のためのコンサル支援をデータサイエンティストが実施いたします。デジタル時代にお客様内での市民データサイエンティストの活躍に貢献します。