本当にそれでいいのか？　ERP導入の進め方　システム導入編（3）

スクラッチシステムをERPに変える時に注意が必要な点は、マスタのメンテナンスです。
ERPではデータベースが一元化・正規化されているので、1つのマスタでも項目ごとに担当する部門が異なるケースが多いです。このため、マスタの登録／更新のタイミングや方法、業務ルールを関係する部門間で検討しておく必要があります。

ERPを導入すると、従来のシステムとはマスタの構造が大きく変わることがあります。新旧のマスタを比較することで機能の理解を深めるのが良いでしょう。

例

• マスタ登録／更新や受注・発注の承認のマスタの取り扱い
• 得意先に関する情報（納品先、売掛先、請求先、与信管理など）のマスタでの取り扱い
• EBOMとMBOMの構造上の相違点の取り扱い
• 製番管理での先行手配、さみだれ手配の取り扱い
• 外注の渡り歩きがある場合の、BOMや工程マスタでの取り扱い

ERPの各画面・帳票について使用する部門を決め、メニュー画面の構成を決定します。
ここでは、社外で端末を利用する場合も含めて、データのセキュリティを考慮しなければなりません。社内にある端末からのみの利用であっても、ユーザーごとに「データの検索のみ許可／更新も可」などと権限を区別する必要がないか否かを検討しましょう。

システム移行で考慮すべき主な点を表1にまとめました。
システムの一斉移行は、システム面でも運用面でも難易度とリスクが高いものの、短期間で完了する利点があります。順次切替は、部門別、システム別などさまざまな形態が考えられますが、決定に際してはシステム上の制約を考慮する必要があります。
なお、データ移行後の総合テストでは大量のマスタデータを必要とするため、総合テストの前に移行プログラムを完成させ、事前にデータ移行のテストをしておかなければなりません。そして、本番稼動の直前に再度、データを移行します。
過去には、データ整備が間に合わなかったために、カットオーバーを遅らせたケースもありました。データ整備には十分な準備が必要です。

エンドユーザー教育は、データ移行のトライアル後とカットオーバー直前の合計2回実施します。データ移行のトライアル後に行う1回目の教育では、ERPのコンセプトとERPでの業務処理の2つについて説明します。
コンセプトについての教育内容は、ERPにより何をどのように変革するのか、各部門の仕事はどのように変わるのか、といった点に焦点を絞ります。
業務処理の教育では、部門ごとに「どのデータを」「いつ」「どのような方法」で入力するか、また業務フローのなかで、どのような画面・帳票が参照でき、どのように利用するのかといった点について説明します。
エンドユーザーヘの教育はキーユーザーが担当します。キーユーザー自身がより深くERPパッケージを理解する機会をつくることで、システム稼動後の円滑な運用につながります。

2回目の教育はカットオーバー直前に行うため、使用するデータも含めて本番での運用を意識したものとします。
内容は、1回目の復習のほか、変更や訂正などイレギュラー処理についての教育も必要です。この時点では、アドオン／カスタマイズも完了しているので、より実践に近い形が取れます。なお、1回目の教育で参加者から業務上の課題が挙がっていれば、2回目までにその解決策を織り込んでおく必要があります。

総合テストの目的・内容は以下のとおりです。

1. 本番に即したエンドユーザーのトレーニングも兼ね、業務の流れに沿って、各部門で実際のデータを入力し、結果を出し、確認します。過去には、総合テストで半製品を製造した事例もありました。このテストでは、マスタ登録から製造実績報告まで、すべてを実際に作業しました。ここまで厳密にはテストしない場合でも、総合テスト計画では、部門ごとに「何のデータ」を「いつまで」に、「どのような形」で入力し、その結果を「どのように」確認するかを、あらかじめ決めておくことが重要です。

   総合テストは何度か実施します。最初は通常の業務でメインとなる処理についてテストし、次第にイレギュラーな処理のテストへと移っていきます。テストですべての業務処理を網羅するのは難しいため、前もって必要なテストシナリオをつくっておき、進捗状況を管理します。

2. ERPの機能をユーザーの運用面から検証（アドオン／カスタマイズを含む）します。ERPの基本機能およびアドオン／カスタマイズ機能については、総合テストの前にもチェックしますが、運用するユーザーという異なる視点での確認ができるため、この段階でもテストします。