本当にそれでいいのか？　ERP導入の進め方　システム導入編（2）

FIT&GAPは、森を見る（ERPの適用範囲を決める）、木を見る（プロセスフローを作成する）、枝葉を見る（画面・項目を確認する）の順で進めます。
最初から画面や項目を見てFIT&GAPを行うと、ERP固有のプロセスが考慮されず、現行システムの画面や項目との比較に終始してしまいがちです。これでは、あるべき姿を忘れて現状踏襲のシステムになってしまうでしょう。

森を見る（ERPの適用範囲を決める）工程では、すべての業務要件を単一のERPでカバーするのではなく、複数のパッケージを組み合わせて考える方が、低コスト・低リスクで良い結果になることが多いです。
例えば、輸出入の手続きはERPを利用するよりも専用パッケージを用いた方が使い勝手がよく、ERPのカスタマイズも少なく済みます。また、ワークフローの場合も専用パッケージを利用すれば全社で一元管理できるという利点があります。ただし、インターフェイスの開発工数が多く高価になってしまう場合があるので注意が必要です。したがって、複数のパッケージを組み合わせる場合、ERP連携が容易か、もしくはそうした事例があるかどうかに留意するべきでしょう。

木を見る（プロセスフローを作成する）工程について説明します。どのようなERPでも、導入すれば従来のシステムとは業務プロセスが変わるので、画面などを詳細に見る前に、プロセスフローのレベルでFIT&GAPを行う必要があります。
とくに、現状の組織と業務分担がERPのプロセスに適合しているか否かのチェックが重要です。例えば、計画主導型の生産を志向する場合、計画立案の業務は増えますが、反対にその後の作業が減少して工場全体の効率が上がります。このような場合は、計画部門に人員をシフトする必要があります。

スクラッチシステムをERPに変える時に注意が必要な点が、マスタのメンテナンスです。スクラッチシステムではマスタの主管部門が1部門であることが多いですが、ERPでは1つのマスタでも項目ごとに担当する部門が異なる場合も多くあります。
このため、マスタの登録／更新のタイミングや方法、業務ルールを関係する部門間で検討しておく必要があります。

その業務がなぜ必要か、業務をなくした場合にどの部門にどのような影響があるかを検討します。
例えば、発注した部材に欠品が多いため欠品管理に必要な帳票を作成しているケース、もしくは欠品シミュレーションなどを業務要件としているケースでは、欠品自体がなくなれば当該業務は必要なくなります。つまり、欠品をなくすためにはどうしたら良いかを検討する、ないしは、欠品をなくした他社事例を参考に業務改革を行うべきでしょう。

新業務要件が必要でパッケージにその機能が用意されている場合は、パッケージの標準機能を活用できるよう業務プロセスを変更します。
例えば、承認業務をERPで行う場合、承認後の申請内容変更には制限が掛かっています。場合によっては承認を取り消した後に変更を行い、再度、承認申請する必要があります。スクラッチシステムでは、承認後の変更を厳密に制限していないケースもありますが、ERPの導入に合わせて正しい業務手続きを定めましょう。

一般に帳票は数百種類あることが多く、これらをすべて1つのERPで実現するには多くのカスタマイズが必要となり、現実的な方法ではないでしょう。ERPの導入を機にペーパーレスを志向して、同じ業務要件であればERPの画面上で処理する、または画面からExcelの帳票をダウンロードして、必要な帳票に加工する方法もあります。