電子契約導入のポイント

取引先が電子契約サービスを利用しているからなど、世の中の流れに乗ることも重要ですが、自社において「なぜ電子契約を導入したいのか」を確認します。
コスト削減や契約業務の効率化、ワークフローによる契約業務の迅速化などの課題解決に向けた目標を明確にするために、原稿業務の課題をしっかり洗い出します。

「どの契約を電子契約に切り替えるのか」「どの契約の電子化が必要なのか」を整理・検討します。
社内のすべての契約を電子化することが最終目標ではありますが、最初からすべての契約を電子化することは、社内の混乱を招いてしまいます。優先度や重要度、使用頻度などから電子化すべき契約を整理します。

自社の業界に特化した契約や公共機関、役所などとの契約の際には、必要なレポートもありますので対応の有無も確認します。また、契約では2社間のパワーバランスにより利用料・登録料など初期導入コストを負担せざるを得ないこともありますので、自社だけではなく、相手先の導入や運用のコストについても利用条件を含めて確認が必要です。

書面から電子へ変更することで、運用方法や承認経路の変更が必要となることもありますので、現行と新規を比較検討し、変更点を洗い出して確認します。
社内での責任の所在や承認の流れは、社規や社則の変更をともないますので、併せて確認が必要となります。

電子化する契約範囲、利用するメンバーが決まったら、利用者以外も含め社内周知を行います。
社規や社則の変更もありますので全社内に電子契約の利用をアナウンスします。事前に社内アナウンスすることで、スムーズな業務移行ができます。
会社の規模や契約管理の方法にもよりますが、本店や支店、営業所にて個別管理している場合、エリアを限定したトライアル導入や段階導入も有効であり、地域特性も考慮した導入・移行計画を立てることで、運用後の課題解決・対応もしやすく、スムーズな移行が可能になります。

相手先・取引先へのアナウンス・案内が必要になります。
自社において電子化の準備が整ったとしても相手先の理解や合意が得られなければ、契約の電子化はできません。
取引先に電子契約を導入する目的を伝え、理解・承諾を得ることが必要となります。
取引先への説明では、選定した電子契約の安全性や操作性、コストなど、双方のメリットを伝えて理解・合意を得ます。

トライアル運用を経て課題・問題点が解決すれば運用を開始します。安定稼働、社内定着までは、少し時間を要しますが、社内外を巻き込んで準備することで、スムーズな業務移行（紙面⇒電子）ができます。