プロジェクトマネジメントTips：課題管理の機能不全を防止する

システム導入のプロジェクトでは、進捗管理、課題管理、リスク管理、変更管理、品質管理など、実にさまざまな管理がプロジェクトの事情に応じて実施されています。そのなかでも、ほぼ例外なくすべてのプロジェクトで実施されており、プロジェクトを実行するうえで必須とも言える管理は、進捗管理と課題管理でしょう。プロジェクトに関わる方であれば、一度は実施したことがあり、かつその運用の難しさに悩まされた方も多いのではないでしょうか。
とくに課題管理のプロセスは、プロジェクトマネージャーから現場までのさまざまなメンバーが関与するため、適切な運用が難しく、いつの間にか機能不全に陥ってしまっているケースも散見されます。
本コラムでは、課題管理が機能不全に陥る要因とその対策について取り上げます。

機能不全に陥る要因を述べる前に、課題管理における機能不全とはどういう状態かについて課題管理の目的と効果を交えて整理したいと思います。
まず、課題管理を実施する目的ですが、これは「プロジェクトの進行上で発生した課題を適切に認識し、抜け漏れなく、確実かつ適切に対応し、プロジェクトの品質・コスト・納期を達成すること」にあります。この目的達成に向けて、課題に対する適正な解決策を迅速に導き出し、進捗阻害要因を排除しつつプロジェクトを正しい方向に導くことで、プロジェクトを最短時間で実行することが可能となります。その結果として品質・コスト・納期の達成確率が高まるという効果が生まれます。
上記を踏まえて考えると、課題管理を実施しているにもかかわらず「適切な解決策を迅速に導き出し、プロジェクトを正しい方向に推進することができていない状態」が機能不全ということになります。

では、機能不全に陥ってしまう要因とは何でしょうか。それは、課題管理の運用を続けるなかで日常的に発生する3つの問題が放置され続けてしまうことにあると私は考えています。

いかかでしょうか、課題管理を行ったことがある方であれば、とくに目新しい事象はなかったはずです。しかしながら、日常的に発生し続けるこれらの問題の対処を怠ることにより課題管理はいとも簡単に機能不全に陥ってしまいます。

それぞれの問題への対処方法は以下のとおりです。

ご覧いただいてわかるとおり、これらの対処方法も特殊な手法が必要であるということではありません。日々発生する問題に着実に対処することが重要となります。

課題管理を実施していても、課題管理の対象でないものが紛れ込んでいることや、1つの課題に複数の要素が紛れ込んでしまう状態が積み重なることで課題管理はいとも簡単に機能不全に陥ってしまいます。

もし、あなたの所属しているプロジェクトのPMOや事務局が、課題管理表フォーマットをつくってメンバーに展開し、課題検討会議で司会をしているだけというのであれば、それは課題管理においては、“価値の低いPMO”であると言わざるをえないでしょう。
価値の高いPMOは、本コラムで述べたように課題を適切な状態に管理したうえで、課題検討会議においてファシリテーションを行ってプロジェクトの問題解決を支援します。日々の管理がおろそかになっていては、いくら会議のファシリテーションがうまくともPMOの責務を全うしているとは言えないのです。