システムリプレイスがIPO準備中のJ-SOXに与える影響と対策

システムリプレイスは、業務プロセスやデータ管理に大きな変化をもたらし、内部統制の有効性に影響を及ぼす可能性があります。とくに次のような問題が懸念されます。

1. コントロールの無効化リスク

   システムの変更により、既存の業務プロセスや内部統制が無効化されたり、不備が生じたりするリスクがあります。例えば、アクセス権管理や取引の承認プロセスが新システムに正しく反映されていない場合、内部統制が効かなくなるリスクがあります。

2. データの正確性・完全性の担保

   システムの切り替え時に、データの移行ミスや紛失が発生するリスクがあります。移行データが正確でないと、財務報告に影響を及ぼし、J-SOXにおける信頼性が損なわれる可能性があります。

3. 証跡の不備

   J-SOXにおいては、業務プロセス上の統制が適切に実施されたことを示す証拠、すなわち「証跡」が求められます。システムリプレイス時に、証跡が適切に取得できなくなると、内部統制の有効性を証明できなくなる可能性があります。

4. IT全般統制の弱体化

   システムの変更は、IT全般統制（ITGC）の再評価を必要とします。とくに、アクセス権管理やシステム変更管理、バックアップ管理、インシデント管理の不備が生じると、全体の統制環境が弱体化するリスクがあります。

システムリプレイスがJ-SOXに与える影響を最小限に抑えるためには、慎重な計画と対策が必要です。以下のような対応が効果的です。

1. 内部統制の再評価と調整

   システムリプレイス時には、既存の内部統制が新システムでも機能するよう再評価を行います。とくに、業務プロセスやITGCが新システムでも適切に動作するように、プロセスの再設計やコントロールの調整を行うことが必要です。

2. データ移行の計画と検証

   データの移行には細心の注意が求められます。移行計画を詳細に策定し、移行データの正確性と完全性を保証するためのテストを実施します。移行後も継続的にデータの正確性を検証し、必要に応じてバックアップ手段を確保します。

3. 証跡の確保

   新システムにおいても、業務プロセス上の統制が適切に行われたことを示す証跡が確保されていることを確認します。システムリプレイス後は、証跡の取得や保存方法を再評価し、評価の際にスムーズに対応できる体制を整備します。

4. ITGCの強化

   システム変更にともない、ITGCの再評価を行い、とくにアクセス権管理やシステム変更管理、インシデント管理が適切に行われているかを確認します。システム導入直後はとくに定期的なレビューを実施し、統制環境の継続的な改善を図ります。