中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京株式会社様

中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京様は、高速道路の安全を守る為、点検・保全工事・調査など、多種多様な業務をおこなっております。業務範囲が広く、関係する協力会社の数も多い為、協力会社管理・発注・契約のプロセスは複雑になっていました。同社では内部統制強化に向け、各事業部で行っていた、見積依頼 - 見積書受領の業務を、経営企画部契約審査課に集約する事が決まりました。少ない人員で正確且つ効率的に業務を行う事が求められ、業務フローの見直しとシステム化に着手しました。同社経営企画部契約審査課の灰本様は、「システム導入前は、協力会社情報や見積・契約情報はExcel管理、見積書受領はメールを基本とした業務となっており、人手が多く掛かる作業の為、正確性と効率化を両立するのは困難であった」と当時を振り返ります。

こうした中で、2017年からシステム化の検討が始動します。

を主な狙いとして検討し、「調達購買業務ノウハウ・業務理解度の高さ」と「システムの拡張性が高い」点を評価し、BBSをパートナーとすることを決定しました。

まずは、Excelで管理していた協力会社情報管理のシステム化からスタートし、ステップ分けして機能拡張を行いました。同社経営企画部契約審査課の関野様は「業務要件やフローの整理、画面レイアウトの確認など、綿密に仕様を決定したとしても、稼働させてみると　"もっとこうすればよかった！"　"ここを少し変更すると凄く良くなる！"　と言った改善アイデアが次々に出てきました。BBSはニーズをしっかりと確認した上で、定着化支援や積極的な改修提案により柔軟に対応してくれ、痒いところに手が届く業務にFitしたシステムが構築出来たと思っている」と、語ります。

また、画面レイアウトを自由に変更できるMBB開発フレームワークのメリットを活かし、直感的で分かりやすいユーザインターフェイスを目指しました。特に、Web-EDIの画面は、社外の協力会社の方々が使用するため、シンプルな画面設計で、運用後の問合せを減らす工夫を行いました。外部に契約情報が流出することが無いように、データベースを分けるなどの高いセキュリティー対策※2を実施しました。

システムの導入にあたり、業務プロセスの見直しや社内規程の変更・整備をおこない、見積依頼から契約に至るまでのリードタイムは半分以下となりました。メール・郵送による協力会社とのやり取りは、Web-EDI経由となり、事務作業や郵送費の削減に繋がりました。

同社経営企画部契約審査課の鶴我課長は、「処理状況ステータスを一覧画面で確認できるようになり、今日何の作業をしないといけないのか？自部署の残作業は？遅れている作業はないか？などを一目で確認でき、作業のモレや遅れの防止に役立っている。また、システム導入前は、個人や部門内で管理していた協力会社との見積書の授受は、Web-EDI化により透明性が確保され内部統制強化に繋がっている。」と語ります。また、同社経営企画部の鈴木部長は、「BBSは業務を理解して、システム化の提案をしてくれる為、当社業務に適したシステムが構築出来た。今後の改善テーマも継続して支援をお願いしたい。」と評価します。