日の出医療福祉グループ様

日の出医療福祉グループ様は、社会福祉法人の日の出福祉会と博愛福祉会、医療法人社団の奉志会という3つの法人組織からなる共同事業体です。グループ傘下の3法人は、いずれも1990年代に兵庫県の播磨地域に設立され、地域に密着しながら連携した活動を展開してきましたが、医療や福祉を取り巻く社会環境が大きく変化するなか、地域包括ケアシステムの推進・強化をめざして結集。2016年7月に一般社団法人が設立されました。

同グループでは、3法人の連携シナジーを発揮すべく、管理部門を集約したシェアードサービスセンターとして「法人本部」を新設し、グループ全体の事業戦略を策定する経営企画部や、ICT戦略を担う情報システム室も同本部内に設置しています。ただし、経理や財務などの業務に関しては、法人本部の開設後も3法人の各担当者が従来どおり担当していました。

経営企画部 部長の武中朋彦氏は｢私たちは将来、グループの業務標準モデルを確立し、最終ゴールとして他の社会福祉法人から業務の一部をお受けし、経営や業務の効率化を支援していきたいと考えています。
その一環として、まずは当グループの業務フローの統一や効率化を進めていましたが、法人や施設ごとにバラバラの業務をどのように統一していけばいいのか、方針や進め方の検討に時間を要していました」と説明します。

同グループとBBSの接点が生まれたのは、2017年の夏。東京で開催された展示会「RPAサミット」の会場でした。
｢確信があったわけではありませんが、RPAという技術には以前から関心があり、この技術を使えば業務改革を進められるかも知れない、という期待をもって会場を回るなかで、出展企業の1社だったBBSの営業担当者とも名刺を交換しました」（武中氏）

展示会後しばらくして、BBSでは加古川市にある同グループの法人本部を訪問しました。
｢BBSの訪問を受けた当初、当グループには『RPA導入は時期尚早だ』という意見がありました。意識が変わらないままでは、いくら良いツールを入れても効果は上がりませんし、後の業務改革も難しくなるからです。

そこで意識改革を促すため、当時作成に大幅に時間を要していた経営会議資料を、RPAを活用して作成する小規模な開発をBBSに依頼しました。その結果、所要時間が劇的に削減され、RPAの効果を社内で共有することができました。その後本格導入を進めていくなかで、BBSから現状をしっかり認識した提案をいただくことができました」（武中氏）

また、財務部 副部長の藤本慶一氏も「BBSは業務の視点とシステムの視点を両輪として回し、バラバラの業務を統一した上でRPAを導入して効率を高めることを提案してきました。このプランは非常に納得できるものでしたし、業務改革の段階からサポートしてもらえるのはありがたいと感じました」と話します。

こうして2018年6月、最もニーズの高かった｢経理業務の標準化・RPA化」に向けたプロジェクトがスタートしました。
BBSが主導して初めに実施したのは、法人本部内にある3法人の経理部門と各地の施設（事業所）を対象としたヒアリング調査でした。
延べ100時間以上をかけたヒアリングを通して事業所ごとの業務フローの違いや抱える課題を洗い出し、標準化や効率化に向けてのポイントを明確化していきました。

約3カ月間をかけた綿密なヒアリングに基づき、経理の各業務の標準化や報告フォーマットの統一、RPA化対象業務の選定などを進め、2018年10月からは基盤となるソリューションにWinActor®を採用してRPA化に向けた開発作業が始まりました。

｢BBSの良いところは、専門家として『言うべきこと』をはっきり言ってくれることです。私たちが方針と異なることを要求した際にも、常にプロジェクトのゴールを見据えて、一切ぶれることなくアドバイスしてくれました。時には教え諭されることもありましたが、それだけに信頼できると思えました」（藤本氏）

そして半年後の2019年春、対象に選んだ全業務へのRPA導入が完了。1カ月のテスト稼働を経てシステムは5月から稼働を開始しています。
稼働後の評価について、藤本氏は「はっきりした効果が見えるのはまだ少し先だと思いますが、ルールが統一されるとともに、費用按分など負荷の大きかった業務が自動化によってかなり楽になったという現場の声を聞いています」と話します。

同グループでは、引き続き管理部門の業務標準化や統合化に注力。蓄積したノウハウを当初の構想のように他の社会福祉法人などに提供するなど、さらなる事業の拡大をめざしています。
｢今回のプロジェクトを通してBBSとは深い信頼関係を築くことができました。当グループは今後も新しいことに挑戦していきますので、引き続きサポートお願いしたいと考えています」（武中氏）